Hva ser Tons of Rock etter i en søker?

Presentasjonen av din stand er like viktig som varene du selger. Tons of Rock ønsker at publikum skal nyte et variert og spennende tilbud på festivalen, og vi vektlegger derfor originalitet blant våre søkere. Vi ønsker at alle søkere skal ha fokus på bærekraftige varer, kvalitet og pris, samt at dere bidrar til et helhetlig uttrykk gjennom den visuelle presentasjonen av deres stand. I søknaden ber vi dere derfor legge ved bilder av stands eller foodtrucks, og om dere ikke har dette kan dere laste opp bilder av andre stands eller lignende som dere kommer til å benytte for inspirasjon!

IMG_7508.jpg
Publikum KMa 24062017-22.jpg

Etterspørselen til stand på Tons of Rock øker for hvert år, og det gjør også antall billetter solgt. Det er derfor et ønske, men ikke et krav, om at våre stander har lignende erfaring. Dette kan være uhyre viktig når det gjelder planlegging, forberedelser av mat eller bestilling av varer, o.l. Når det er sagt ønsker vi også nye konsepter og ideer velkomne, om dere tror at dere kan være med på å lage tidenes festival sammen med oss!

Hva er det jeg ikke kan selge på festivalen?

Alt som selges under festivalen av leietakere, om det være seg mat eller t-skjorter, skal godkjennes i forkant. Det er strengt forbudt å selge noe som ikke er godkjent, og dere kan derfor ikke legge til ekstra tilbud etter at vår frist for registrering av varer er gått ut. I vårt søknadsskjema ber vi dere om å komme med et forslag til meny/produkter, og det vil være mye spart tid å hente på å gjøre en grundig jobb her.

Hva om jeg ikke trenger stand, da jeg kan gå rundt å selge varer mobilt?

Alle som ønsker å selge varer på Tons of Rock må ha en stand å selge fra. Det vil være strengt forbudt å drive mobilt salg, med mindre det har blitt tatt en avgjørelse direkte fra festivalledelsen om at dette gagner publikum. Uautoriserte mobile selgere eller markedsførere vil bli bortvist fra området, og Festivalen vil ikke stå ansvarlig for tap av inntekt.

Foodcourt

Matstrategi:
Vi har et generelt ønske om å prioritere de leverandører med et bærekraftig tilbud, og gode lokale råvarer. I år har vi som minimumskrav til stand i vår Foodcourt at dere tilbyr følgende:

  • - En vegetar-rett
  • - En vegansk rett
  • - En rett som er GLUTENFRI
  • - En rett til 75,- NOK

**************

I tillegg til dette må alle menyer merkes med allergener, og dette inkluderer de menyer som blir presentert til publikum. Dette er veldig viktig for vårt publikum, og kommer til å bli kontrollert jevnlig. For mer informasjon, se Mattilsynets oversikt for allergenmerking.

Vi jobber aktivt for å skape det beste tilbudet til vårt publikum, og vil derfor prioritere unike søkere. Vi har inget ønske om at våre stands skal utkonkurrere hverandre, og vil derfor ikke ta inn flere stander som tilbyr nøyaktig det samme.

Hvor mange plasser er det i Foodcourt?

Det er et begrenset antall plasser i vår Foodcourt og vi vil prioritere de som best møter våre vilkår. Vi har ca 16 teltplasser, og når det gjelder foodtrucks vil dette være avhengig av størrelse på bilene.

Hva inkluderes i leien?

En standplass i foodcourt inkluderer et 3x6 meter telt, med 3 meter som salgsflate. Kassettgulv, 2 bord og 2 stoler følger med, og om man f.eks ønsker flere bord kan dette bestilles gjennom festivalen mot en ekstra kostnad. Dere vil også få x antall festivalpass til de som skal jobbe. Leie av standplass gjelder for 4 dager, inkludert ekstra tid til opprigg og nedrigg. Leietakere pliktes til å følge de oppsatte tidene for opprigg og nedrigg.

Handlegate

Vi kommer til å prioritere de standene med mest spennende tilbud, med fokus på variasjon og orginalitet, samt de med et allsidig tilbud som appellerer til Tons of Rock sitt publikum. Det er et begrenset antall plasser også i Handlegate. Inkludert i leien kommer et 6x3 meter telt, med 6 meter som salgsflate. Kassettgulv, 2 bord og 2 stoler følger med, og om man f.eks ønsker flere bord kan dette bestilles gjennom festivalen mot en ekstra kostnad. Dere vil også få x antall festivalpass til de som skal jobbe. Leie av standplass gjelder for 4 dager, inkludert ekstra tid til opprigg og nedrigg. Leietakere pliktes til å følge de oppsatte tidene for opprigg og nedrigg.

Øvrige fasiliteter

Tilgang til vann finnes igjennom en vannstasjon på området, og her vil det også finnes skylle fasiliteter til deres utstyr. Festivalen stiller med personal-område og personaltoalett for alle som jobber, samt nattevakter på området og plass i kjøle-container(for leietakere i foodcourt).

Festivalen dekker ikke lys, inklusive arbeidslys, ellers øvrige behov som oppbygging av fasade, belysning, dekor, arbeidsoppsett, og øvrig etablering og driftsbehov. Dette må dekkes av leietaker.

Strøm og kassasystem bestilles for seg selv etter behov

Tons of Rock benytter Cashless som betalingssystem over hele området, og leietakeren er forpliktet til å følge dette. Bryt av dette vil medføre bortvisning fra området,
bøteleggelse, og festivalen er ikke ansvarlig for tap av inntekt. Både strøm, hvordan type strøm, antall kasser og hvordan dette fungerer vil bli gitt i runde to- registreringsprosessen.

Søppelhåndtering under festivalen

Festivalen setter ut søppeldunker til hver stand som dere kan benytte dere av. Dere er selv ansvarlig for å tømme disse søppeldunkene på anvist område, og det vil bli utført daglige kontroller for å sørge for at dette blir opprettholdt. Det er heller ikke tillat å kaste matrester eller væske på plen, men vi vil sørge for at anviste søppel-områder er godt merket og lett å finne! Mislighold vil bli bøtelagt per time hvor dette ikke blir rettet opp i, og utifra størrelse på overtredelse. Dette trekkes direkte fra omsetning.

Kan jeg selv velge plassering av min stand?

Vi tillater ikke valg av egen plassering. Det er i veldig liten grad plasser som er mer lukrative enn andre, men i den grad det finnes, går dette på ansiennitet.

Jeg har foodtruck

Når det gjelder foodtrucks, så kommer dette veldig an på lengde og vekt. Ellers gjelder øvrige betingelser som du finner under Generelt om plass i Foodcourt.

Parkering

Vi tilbyr ETT parkeringsoblat som gir dere muligheten til å parkere på egen parkeringsplass i nærheten av området, og det vil ikke under noen omstendigheter være
mulig å parkere bilen sin inne på festivalområdet. Under opprigg og nedrigg gjelder egne regler, og dette vil bli opplyst ved en senere anledning. All kjøring på området under disse periodene skal avtales med Handelsansvarlig.

Jeg er en forening eller veldedig organisasjon

Representerer du en forening eller en veldedig organisasjon som ønsker stand på Tons of Rock, gjelder egne betingelser og vilkår. Ta kontakt med oss for mer info!
Jeg har flere konsepter/stander jeg ønsker å ha med: Du kan godt ha flere stands/konsepter samme festival-år, men du må sende inn en søknad per konsept/stand.

Åpningstider

Festivalens åpningstider gjelder for alle. Det vil si at alle med stand på Tons of Rock pliktes til å holde åpent for salg under HELE åpningstiden til festivalen, men også til å ikke drive salg utover disse tidene. Brudd på denne avtalen vil føre til sanksjoner.

Hva trenger jeg å ta med meg av dokumentasjon?

Om deres søknad blir vellykket, og dere skal være en del av Tons of Rock 2018, ber vi dere om å ta med følgende, men ikke utelukkende, dokumenter når dere ankommer
festningen:

  • - Kopi av leiekontrakt og kopi av betalt leie
  • - Personal-lister
  • - Dokumenter for håndheving av regler, HMS-rutiner, IK-skjema, temperaturskjema osv.
  • - Meny med fullstending allergen-merking samt en fullstending ingrediensliste over alle deres produkter.
  • - For mer informasjon om Mattilsynets krav til midlertidig matsalg, se Mattilsynet - Messer og festivaler

Når får jeg svar på min søknad?

Vi vil svare på alle søknader innen 15. Mars 2018. For å garantere at alle søknader skal bli vurdert rettferdig, ber vi dere sende inn deres søknad SENEST 1. Mars. Søknader etter denne fristen kan risikere å ikke bli vurdert.

Andre ting jeg bør tenke på?

Det kan være opptil 12.000 gjester på festival-området på det travleste. Vi anbefaler at alle våre leietakere tenker igjennom sin bemanning og hvordan de ønsker at denne disponeres. Den kan være lurt å tenke på travle perioder, at dere skal sove og at dere skal ha noen pauser igjennom dagen. Av erfaring så vet vi at de standene som gjør det aller best er de som er godt forberedt, yter god service, og som har en estetisk innbydende stand. Tenk over hva dere kan gjøre for at dere skal være best!

Det er også viktig at dere er forberedt andre ting som kan påvirke deres festivalopplevelse, slik som vær, vind, terreng osv. Selv om vi kan ha noen deilige solfylte
dager, betyr ikke dette at det kan være kaldt på kvelden eller at det plutselig begynner å regne. Ta med varme klær, ekstra skift, gode sko og generelt utstyr som dere måtte trenge for å være ute i allslags vær. Det kan være lurt å ha med seg en tralle til frakt av varer og generelle ting under festivalen, terrenget er ulendt, og det er ikke mulighet for å kjøre bil på området under festivalen. Det er også strengt forbudt å kjøre bil på gresset utenom utlagte kjørematter, og det er viktig at dere spør før dere kjører om dere er usikre. Dere er selv ansvarlige for å følge regler gitt av festivalen, av Mattilsynet om dere søker
plass i Foodcourt, samt HMS- og brannsikkerhet.

Dere må også tenke på hvor dere skal bo. Det er IKKE tillatt å sove på området! Hotellrom og campingplasser kan fylles opp fort da det er mange tilreisende til Halden i
forbindelse med festivalen, og det kan derfor være lurt å være ute i god tid med booking av dette.

Konkurranse

Vi kommer til å gjennomføre en konkurranse blant våre leietakere, hvor den beste standen blir kåret basert på presentasjon av stand, estetisk utsmykning, originalt konsept, meny, kvalitet på mat og en generell god holdning under festivalen!
**Konkurransen bli annonsert i sosiale media, hvor publikum får være å påvirke utfallet, og en endelig kåring vil finne sted på ettermiddagen siste festivaldag.

*Innsendt søknad til Tons of Rock 2018 betyr at dere har lest og godkjent det som står nevnt over, og er innforstått med de opplyste føringene som Tons of Rock
legger for våre leietakere.

HELT TIL SLUTT

Andre detaljspørsmål om leieforholdet vil bli gitt i runde to, altså i registreringsprosessen. Her vil du få info om priser og veien videre. Vi ønsker alle velkomne til å søke og skulle det være andre ting du lurer på som ikke står skrevet her kan du sende en mail med forespørsel til; marked@tonsofrock.no